Scannable: Naht das papierlose Büro?

Zu viel Papierdokumente sind eigentlich kein Problem für mich, denn seit dem Netbook und jetzt dem Tablet nutze ich mehr als einen Computer. Ich freue mich also über Google Drive, Evernote und Dropbox. Leider trudeln aber immer wieder Dukumente auf Papier ein, die auf dem Weg ins papierlose Büro eingescannt werden müssen, z.B. Briefe, Rechnungen, Kassenbelege und Visitenkarten.

Diese Papierdokumente habe ich in der letzten Zeit mit unterschiedlichen Apps vom iPhone aus eingescannt. Dabei hat sich die App Scanner Pro durchgesetzt, aber mich insgesamt nicht ganz zufrieden gestellt. Besonders ärgerlich war das oft schlechte Erkennen der Ränder des zu scannenden Dokumentes. Auch war es für die App immer etwas spannend, den Brief vom Kassenzettel und beides vom Format des Zeitungs-Ausschnitts zu unterscheiden. Seit ein paar Tagen habe ich dafür eine Lösung: Scannable, die Scanner-App von Evernote.

Scannen

Für das Scannen genügt es, wenn das Dokument auf einen dunklen Hintergrund gelegt wird (z.B. die Schreibtischplatte in obigem Screenshot). Die App erkennt dann die Dokumente auch, wenn das iPhone nicht 100% gerade gehalten wird. In der als Standard vorgegebenen Einstellung wird automatisch jedes Dokument fokussiert und gescannt, d.h. mit etwas Übung lassen sich schnell auch mehrere Seiten bzw. Dokumente nacheinander digitalisieren. Dabei werden automatisch die unterschiedlichen Größen erkannt, egal ob es ein Brief in DIN A4 oder eine Visitenkarte ist. Als Ergebnis wird von einer eingescannten Seite eine JPG-Datei erstellt, während mehrere Seiten auch zu einer PDF-Datei zusammengefasst werden können.

Freigeben

Die Scans können aus der App heraus – über Freigeben – auf dem iPhone in den Fotoalben gespeichert werden. Besser ist sicher das Speichern in der Cloud, für das als Standard Evernote vorgesehen ist. Es lassen sich aber auch ohne Probleme iCloud, Google Drive und Dropbox voreinstellen. Natürlich lassen sich die Scans auch per eMail oder SMS versenden.

Interessant, aber von mir noch nicht getestet, dürfte die Möglichkeit sein, Dokumente – über Meeting – mit den Teilnehmern eines Meetings zu teilen. Dazu muss auf dem iPhone über Einstellungen, Datenschutz der Kalender für die App Scannable freigegeben werden.

Mit jeder Verbesserung an Scanner-Apps naht das papierlosere Büro, denkt HoSi und freut sich über Kommentare mit weiteren Erfahrungen.